教资国考|Excel使用技巧集锦之数据输入和编辑技巧（二）

2015-10-18 xredued02

1.巧妙输入常用数据

有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。具体 方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签，先后按“导入”、“确定”按 钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名)，用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

2.快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性 替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X，注意:不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，单击“编辑→ 替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉 (否则会无法替换)，然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

3.快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法来完成输 入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如“有限公司”)，我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl+D(或R)”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填 充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下 “Ctrl+Enter”键即可。

4.快速给数字加上单位

有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现 单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值)，然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命 令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定 键后，单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

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